УТВЕРЖДЕНО

Постановлением Муниципального Совета

муниципального образования Морские ворота

от 31.01.2006 № 01/4

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии Местной Администрации муниципального образования Морские ворота

1. Общие положения

 

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Главой Местной Администрации. В необходимых случаях (см. п.3.4 настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами Главы Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим Положением.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется Главой Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, ее секретарем является лицо, ответственное за архив Местной Администрации.

Персональный состав ЭК назначается приказом Главы Местной Администрации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя сектора делопроизводства и документооборота, представителя учреждения системы Росархива.

1.5. Настоящее Положение разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 года № 2, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом Главы Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.

 

2. Основные задачи ЭК

 

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

 

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

 

3. Основные функции ЭК

 

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов Местной Администрации муниципального образования Морские ворота (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Местной Администрации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам структурных подразделений Местной Администрации:

• по выявлению владельцев личных архивов в Местной Администрации, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;
• по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.4.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение Главе Местной Администрации:

• описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
• перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;
• акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой “ЭПК” в перечне.

3.4.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение Главе Местной Администрации:

• сводную номенклатуру дел Местной Администрации;
• описи дел по личному составу;
• акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

3.4.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

• предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.4.4. На утверждение Главе Местной Администрации:

• акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1);
• акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно с сектором делопроизводства и документооборота проводит для служащих Местной Администрации консультации по вопросам работы с документами.

 

4. Права ЭК

 

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным служащим Местной Администрации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
• предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

4.5. ЭК имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. В установленном порядке представлять Местную Администрацию в органах Государственной архивной службы России.

 

5. Организация работы ЭК

 

5.1. Экспертная комиссия Местной Администрации муниципального образования Морские ворота работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.