ms-wordУТВЕРЖДЕНО
Постановлением Муниципального Совета
муниципального образования Морские ворота
от 31.01.2006 № 01/4
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Местной Администрации муниципального образования Морские ворота
- Общие положения
1.1. Документы Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации (далее РФ), являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой РФ (далее ГАС РФ), хранятся в Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
1.2. Местная Администрация муниципального образования Морские ворота обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в своей деятельности. В соответствии с правилами, установленными ГАС РФ, Местная Администрация муниципального образования Морские ворота обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностное лицо Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, ответственное за сохранность архива, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Местной Администрации муниципального образования Морские ворота для хранения документов Архивного фонда РФ и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив и назначается ответственный за его ведение и сохранность.
1.4. В своей работе ответственный за ведение архива Местной Администрации муниципального образования Морские ворота руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, распоряжениями Главы Местной Администрации, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве РФ, методическими документами соответствующего учреждения ГАС РФ и настоящим Положением.
1.5.Положение об архиве Местной Администрации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается Главой Местной Администрации муниципального образования Морские ворота по согласованию с соответствующим учреждением ГАС РФ.
1.6.Ответственный за ведение архива Местной Администрации муниципального образования Морские ворота отчитывается в своей работе перед Главой Местной Администрации.
1.7.Контроль за деятельностью архива Местной Администрации муниципального образования Морские ворота осуществляет Глава Местной Администрации.
1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Местной Администрации муниципального образования Морские ворота осуществляет соответствующее учреждение ГАС РФ.
- Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством Местной Администрации муниципального образования Морские ворота документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической детальности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
2.3. Личные фонды ведущих работников Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, поступившие в архив.
2.4. Служебные и ведомственные издания.
2.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.
- Задачи функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых ГАС РФ.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Местной Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными ГАС РФ.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Местной Администрации муниципального образования Морские ворота и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
- информирует Главу и служащих Местной Администрации муниципального образования Морские ворота о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Местной Администрации муниципального образования Морские ворота, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Местной Администрации.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации служащих архива и службы делопроизводства Местной Администрации муниципального образования.
3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда РФ.
- Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Местной Администрации муниципального образования Морские ворота.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Местной Администрации муниципального образования Морские ворота сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
- Ответственность ответственного за архив
5.1. Ответственный за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.