| Наименование: | РАСПОРЯЖЕНИЕ 13.05.2016 № 25-ОД Об утверждении Положения об архиве Местной Администрации |
| Дата: | 13.05.2016 |
| Время: | 23:01:02 |
ms-word
Местная Администрация
Муниципального образования
Муниципальный округ Морские ворота
Санкт-Петербург
________________________________________________________________________________
РАСПОРЯЖЕНИЕ
13.05.2016 № 25-ОД
Об утверждении Положения об архиве
Местной Администрации
1. Утвердить Положение «Об архиве Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота» согласно приложению № 1 к настоящему Распоряжению.
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.
3. Настоящее Распоряжение вступает в силу с момента принятия.
Глава Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота А.А. Привалов
Приложение № 1
к Распоряжению Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
от 13.05.2016 № 25-ОД
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ МОРСКИЕ ВОРОТА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документы Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота (далее – Местной Администрации), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в Местной Администрации.
1.2. Местная Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Местной Администрации.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Местной Администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В Местной Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
Местная Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Функции архива Местной Администрации возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив Местной Администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.
1.6. Положение об архиве Местной Администрации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается Главой Местной Администрации по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.
1.7. Контроль за деятельностью архива Местной Администрации осуществляет Глава Местной Администрации.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Местной Администрации осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, отделом и секторов, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Местной Администрации.
2.4. Личные фонды ведущих работников Местной Администрации, поступившие в архив.
2.5. Служебные и ведомственные издания.
2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Местной Администрации.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, отделов и секторов Местной Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы Местной Администрации и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
3.2.6. Организует использование документов:
– информирует Главу и служащих Местной Администрации о составе и содержании документов архива;
– выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
– исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
– ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Местной Администрации.
3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел Местной Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Местной Администрации.
3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и ответственных за делопроизводство в Местной Администрации.
3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. ОБЯЗАННОСТИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА
4.1. Ответственные за архив Местной Администрации лица назначаются Распоряжением Местной Администрации из числа служащих, ответственных за делопроизводство в Местной Администрации.
4.2. Прием каждого дела производится ответственными за ведение архива лицами в присутствии служащего структурного подразделения, отдела или сектора Местной Администрации.
4.3. В период подготовки дел структурным подразделением, отделом или сектором к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Местной Администрации.
5. ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях, отделах и секторах Местной Администрации.
5.2. Запрашивать от структурных подразделений, отделов и секторов Местной Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.3. Получать поступающие в Местную Администрацию документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.
5.4. Осуществлять в пределах своей компетенции проверку и координацию деятельности структурных подразделений, отделов и секторов Местной Администрации по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать Главе Местной Администрации.
5.5. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы архива.
5.6. Вносить предложения Главе Местной Администрации по повышению квалификации работников архива.
5.8. Участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции архива.
5.9. Контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях, отделах и секторах Местной Администрации – источниках комплектования архива.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКОВ АРХИВА
Ответственные за ведение архива несут персональную ответственность за:
6.1. Выполнение возложенных на архив функций и задач;
6.2. Организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;
6.3. Рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;
6.4. Состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;
6.5. Соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;
6.6. Ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;
6.7. Предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;
6.8. Готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций;
6.9. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
6.10. Утрату и несанкционированное уничтожение документов;
6.11. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов;
6.12. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Российской Федерации.