УТВЕРЖДЕНО Распоряжением Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота № 31-ОД от 28.11.2012г. |
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ,
ОСУЩЕСТВЛЯЕМОЙ БЕЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ,
В МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ МОРСКИЕ ВОРОТА
Санкт-Петербург
2012 год
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ПОНЯТИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
В настоящем Положении и для его целей используются следующие основные понятия, термины и сокращения:
ПДн – персональные данные.
ИСПДн – информационная система, представляющая собой совокупность ПДн, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких ПДн с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Оператор – Местная Администрация муниципального образования муниципальный округ Морские ворота в лице своих Представителей, организующих и (или) осуществляющих обработку персональных данных, а также определяющих цели и содержание обработки персональных данных.
Цель обработки ПДн Субъекта – конкретный конечный результат действий, совершенных с персональными данными Субъекта, вытекающий из требований законодательства и направленный, в том числе на создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений.
Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
Блокирование ПДн – временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения ПДн, в том числе их передачи.
Обезличивание ПДн – действия, в результате которых невозможно определить принадлежность ПДн конкретному Субъекту персональных данных.
Представитель(и) оператора – лицо(а), которые в соответствии с договором, должностными обязанностями или внутренними документами Местной Администрации, уполномочены на доступ или обработку ПДн Субъектов.
Субъект ПДн – физическое лицо, персональные данные которого обрабатываются в ИСПДн.
Обработка ПДн – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, просмотр, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение ПДн.
Использование ПДн – действия (операции) с персональными данными, совершаемые Оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении Субъекта или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы Субъекта или других лиц.
Уничтожение ПДн – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание ПДн в ИСПДн или в результате которых уничтожаются материальные носители ПДн.
Распространение ПДн – действия, направленные на передачу ПДн определенному кругу лиц (передача ПДн) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование ПДн в средствах массовой информации, размещение в информационно-те
Конфиденциальнос
Общедоступные ПДн – ПДн, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия Субъекта или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальнос
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение (далее – Положение) имеет своей целью закрепление механизмов обеспечения прав субъекта на сохранение конфиденциальнос
1.2. Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных осуществляемой без использования средств автоматизации, в Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота (далее – Местная Администрация) определяет порядок сбора, хранения, передачи и обработки персональных данных служащих Местной Администрации в соответствии с законодательст
1.3. Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”, Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 года № 687, иными нормативно-право
2. Основные понятия
2.1. Для целей настоящего Положения ПДн признается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации Субъекту, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, фотография, индивидуальный номер налогоплательщик
2.2. Субъектами ПДн в ИСПДн Местной Администрации являются:
– муниципальные служащие;
– граждане, выполняющие работы и оказывающие услуги в Местной Администрации по гражданско-право
– граждане, обратившиеся в Местную Администрацию в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
– иные граждане в случаях, предусмотренных действующим законодательство
2.3. Документами, содержащими ПДн, являются:
а) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
б) трудовая книжка;
в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
г) свидетельство о постановке на учёт в налоговый орган и присвоения ИНН;
д) документы воинского учёта;
е) документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или специальной подготовки;
ж) карточка Т-2;
з) автобиография;
и) квалификационный аттестат;
к) другие документы, содержащие данные, идентифицирующие Субъекта.
л) сведения о семейном положении работника.
2.4. Документы, содержащие ПДн, создаются путём:
а) копирования подлинников (например, копии документов об образовании, свидетельство ИНН, пенсионных свидетельств Субъектов);
б) заполнения анкетных данных (на бумажных и электронных носителях);
в) предоставления подлинников документов (трудовых книжек, личные листки по учёту кадров, автобиографии Субъектов);
г) внесения информации о Субъекте ПДн в ИСПДн (на бумажные и электронные носители);
д) иными способами.
3. Обработка персональных данных
3.1. Общие требования при обработке персональных данных.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина при обработке персональных данных обязаны соблюдаться следующие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных были:
– определены места хранения персональных данных (материальных носителей) и установлен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ;
– обеспечено раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях;
– соблюдены условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционирован
3.1.2. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее – типовые формы), должны соблюдаться следующие условия:
а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели неавтоматизирова
б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизирова
в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
3.1.3. При использовании внешних электронных носителей информации с персональными данными, к ним предъявляются следующие требования:
а) электронные носители информации, содержащие персональные данные, учитываются в журнале учета, выдачи и уничтожения машинных носителей данных, предназначенных для обработки и хранения информации ограниченного доступа, не относящейся к государственной тайне, персональных данных, в Местной Администрации;
б) к каждому электронному носителю оформляется опись файлов, содержащихся на нем, с указанием цели обработки и категории персональных данных.
3.1.4. Все документы, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы условия, обеспечивающие их сохранность.
3.1.5. Работники или их законные представители должны быть ознакомлены под расписку с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.
3.1.6. Субъекты персональных данных, не являющиеся работниками, или их законные представители имеют право ознакомиться с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.
3.1.7. Субъекты персональных данных не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
3.2. Получение персональных данных.
3.2.1. Все персональные данные следует получать непосредственно от субъекта персональных данных. Субъект самостоятельно принимает решение о предоставление своих персональных данных и дает письменное согласие на их обработку оператором. Форма заявления-соглас
3.2.2. Письменное согласие не требуется, если обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.
3.2.3. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. Форма отзыва согласия на обработку персональных данных представлена в приложении № 2 к настоящему положению.
3.2.4. В случаях, когда оператор может получить необходимые персональные данные субъекта только у третьей стороны, субъект должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В уведомлении оператор обязан сообщить о целях, способах и источниках получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и возможных последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение. Согласие оформляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых предоставляется субъекту, второй хранится у оператора. Форма заявления-соглас
3.2.5. Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.
3.2.6. Запрещается получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.
3.2.7. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации оператор вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта только с его письменного согласия.
3.3. Хранение персональных данных.
3.3.1. Хранение персональных данных субъектов осуществляется на бумажных и электронных носителях с ограниченным доступом.
3.3.2. Личные дела хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и пронумерованные по страницам. Личные дела хранятся в специально отведенной секции сейфа, обеспечивающего защиту от несанкционирован
3.3.3. Подразделения, хранящие персональные данные на бумажных носителях, обеспечивают их защиту от несанкционирован
3.4. Передача персональных данных
3.4.1. При передаче персональных данных субъекта оператор обязан соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта или его законного представителя, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами. Форма заявления-соглас
предупредить лица, получающие персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать требования конфиденциальнос
не передавать персональные данные субъекта без его письменного согласия;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;
все сведения о передаче персональных данных субъекта регистрируются в Журнале учета передачи персональных данных (Приложение № 8) в целях контроля правомерности использования данной информации лицами, ее получившими. В журнале фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечается, какая именно информация была передана. Форма журнала учета передачи персональных данных представлена в приложении № 7 к настоящему положению.
3.4.2. Все меры конфиденциальнос
3.4.3. Внутренний доступ (доступ внутри организации) к персональным данным субъекта. Право доступа к персональным данным субъекта имеют:
должностные лица, уполномоченные на обработку персональных данных в соответствии с должностными обязанностями и распоряжением Главы Местной Администрации;
лица, указанные в согласии субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
субъект персональных данных.
3.4.4. Все служащие, имеющие доступ к персональным данным субъектов, обязаны подписать соглашение о неразглашении персональных данных. Формы соглашений о неразглашении персональных данных представлены в приложении № 5 и № 6 настоящего положения.
3.4.5. К числу массовых потребителей персональных данных вне учреждения относятся государственные и негосударственны
3.4.6. Организации, в которые субъект может осуществлять перечисления денежных средств (негосударственн
3.5. Уничтожение персональных данных
3.5.1. Персональные данные субъектов хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
3.5.2. Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном архивным законодательство
3.5.3. Ключи от кабинетов уполномоченных Представителей сдаются при выходе из здания под охрану.
4. Права и обязанности субъектов персональных данных и оператора.
4.1. В целях обеспечения защиты персональных данных субъекты имеют право:
получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированн
осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением законодательства
при отказе оператора или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные субъекта – заявить в письменной форме о своем несогласии, представив соответствующее обоснование;
дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
требовать от оператора или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие оператора или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных субъекта.
4.2. Для защиты персональных данных субъектов оператор обязан:
ознакомить работника или его представителей с настоящим положением и его правами в области защиты персональных данных под расписку;
по запросу ознакомить субъекта персональных данных, не являющегося работником, или в случае недееспособности либо несовершеннолети
осуществлять передачу персональных данных субъекта только в соответствии с настоящим Положением и законодательство
предоставлять персональные данные субъекта только уполномоченным лицам и только в той части, которая необходима им для выполнения их трудовых обязанностей в соответствии с настоящим положением и законодательство
обеспечить субъекту свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательство
по требованию субъекта или его законного представителя предоставить ему полную информацию о наличии у оператора и перечне его персональных данных, сведения о лицах, допущенных к обработке этих данных.
4.3. Субъект персональных данных или его законный представитель обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности
5. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
5.1. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальн
5.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, привлекаются к дисциплинарной ответственности в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-пра
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЙ
с Положением об обработке и защите персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
в Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота
№ п/п |
Ф.И.О. |
Должность |
Дата |
Подпись |
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Заявление-соглас
Я, ________________
К персональным данным на обработку которых дается согласие, относятся:
– фамилия, имя, отчество;
– год, месяц, дата и место рождения;
– адрес;
– семейное, социальное положение;
– образование;
– профессия;
– группа инвалидности;
– паспортные данные;
– сведения о доходах и имуществе;
– сведения, содержащие информацию о номере домашнего телефона, мобильного телефона, личной электронной почте.
Предоставляю Оператору право осуществлять все действия (операции) с моими персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, обезличивание, блокирование, уничтожение. Оператор вправе обрабатывать мои персональные данные посредством внесения их в электронную базу данных, включения в списки (реестры) и отчетные формы, предусмотренные документами, регламентирующим
Настоящее согласие действует бессрочно. Я подтверждаю, что мне известно о праве отозвать свое согласие посредством составления соответствующего письменного документа, который может быть направлен мной в адрес Оператора по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручен лично под расписку представителю Оператора.
Об ответственности за достоверность представленных сведений предупрежден (а).
Подтверждаю, что ознакомлен с положениями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.
Подпись: Дата заполнения: «_____» __________ 20____
Приложение № 2
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Отзыв согласия на обработку персональных данных
Наименование (Ф.И.О.) оператора
________________
Адрес оператора
________________
Ф.И.О. субъекта персональных данных
________________
Адрес, где зарегистрирован субъект
персональных данных
________________
Номер основного документа, удостоверяющего
его личность
________________
Дата выдачи указанного документа
________________
Наименование органа, выдавшего документ
Заявление
Прошу Вас прекратить обработку моих персональных данных в связи с
________________
(указать причину)
“__” __________ 20__ г. ____________ ________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Приложение № 3
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Заявление-соглас
субъекта на получение его персональных данных у третьей стороны.
Я, ________________
(согласен/не согласен)
________________
(указать состав персональных данных (Ф.И.О, паспортные данные, адрес …)
Для обработки в целях ________________
________________
(указать цели обработки)
У следующих лиц ________________
________________
(указать Ф.И.О. физического лица или наименование организации, которым сообщаются данные)
Я также утверждаю, что ознакомлен с возможными последствиями моего отказа дать письменное согласие на их получение.
« ___ » __________ 20__ г.
________________
(подпись)
Приложение № 4
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Заявление-соглас
на передачу его персональных данных третьей стороне.
Я, ________________
(согласен/не согласен)
________________
(указать состав персональных данных (Ф.И.О, паспортные данные, адрес …)
Для обработки в целях ________________
________________
(указать цели обработки)
Следующим лицам ________________
________________
(указать Ф.И.О. физического лица или наименование организации, которым сообщаются данные)
Я также утверждаю, что ознакомлен с возможными последствиями моего отказа дать письменное согласие на их передачу.
« ___ » __________ 200_ г.
________________
(подпись)
Приложение № 5
к Положению об обработке и защите персональных данных,
осуществляемой без использования средств автоматизации,
в Местной Администрации муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Соглашение о неразглашении
персональных данных субъекта
Я, ________________
Я также понимаю, что во время исполнения своих обязанностей, мне приходится заниматься сбором, обработкой и хранением персональных данных.
Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести ущерб субъектам персональных данных, как прямой, так и косвенный.
В связи с этим, даю обязательство, при работе (сбор, обработка и хранение) с персональными данными соблюдать все описанные в «Положении об обработке и защите персональных данных осуществляемой без использования средств автоматизации, в Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота» требования.
Я подтверждаю, что не имею права разглашать следующие сведения:
– анкетные и биографические данные;
– сведения об образовании;
– сведения о трудовом и общем стаже;
– сведения о составе семьи;
– паспортные данные;
– сведения о воинском учете;
– сведения о заработной плате сотрудника;
– сведения о социальных льготах;
– специальность;
– занимаемая должность;
– наличие судимостей;
– адрес места жительства;
– домашний телефон;
– место работы или учебы членов семьи и родственников;
– характер взаимоотношений в семье;
– содержание трудового договора;
– состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
– содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
– подлинники и копии приказов по личному составу;
– личные дела и трудовые книжки сотрудников;
– основания к приказам по личному составу;
– дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке, их аттестации;
– копии отчетов, направляемые в органы статистики.
– сведения о награждении государственными наградами Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий ….
Я предупрежден (а) о том, что в случае разглашения мной сведений, касающихся персональных данных или их утраты я несу ответственность в соответствии со ст. 90 Трудового Кодекса Российской Федерации.
« ___ » __________ 20__ г. ________________
(подпись)
Приложение № 6
к Положению об обработке и защите персональных данных,
осуществляемой без использования средств автоматизации,
в Местной Администрации муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Соглашение о неразглашении
персональных данных субъекта
Я, ________________
Я также понимаю, что во время исполнения своих обязанностей, мне приходится заниматься сбором, обработкой и хранением персональных данных.
Я понимаю, что разглашение такого рода информации может нанести ущерб субъектам персональных данных, как прямой, так и косвенный.
В связи с этим, даю обязательство, при работе (сбор, обработка и хранение) с персональными данными соблюдать все описанные в «Положении об обработке и защите персональных данных осуществляемой без использования средств автоматизации, в Местной Администрации муниципального образования муниципальный округ Морские ворота» требования.
Я подтверждаю, что не имею права разглашать следующие сведения:
– анкетные и биографические данные;
– сведения об образовании;
– сведения о трудовом и общем стаже;
– сведения о составе семьи;
– паспортные данные;
– основания назначения опеки и попечительства;
– сведения о социальных льготах;
– специальность;
– наличие судимостей;
– адрес места жительства;
– домашний телефон;
– место работы или учебы членов семьи и родственников;
– характер взаимоотношений в семье;
– содержание договора о приемной семье;
– состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
– личные дела опекаемых и нетрудоспособных граждан;
– копии отчетов опекунов и попечителей.
Я предупрежден (а) о том, что в случае разглашения мной сведений, касающихся персональных данных или их утраты я несу ответственность в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
« ___ » __________ 20__ г. ________________
(подпись)
Приложение № 7
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Журнал учета передачи персональных данных
№ |
Сведения о запрашивающем лице |
Состав запрашиваемых персональных данных |
Цель получения персональных данных |
Отметка о передаче или отказе в передаче персональных данных |
Дата передачи/отказа в передаче персональных данных |
Подпись запраши-вающего лица |
Подпись ответст-венного сотруд-ника |
Приложение № 8
к Положению об обработке
и защите персональных данных,
осуществляемой без использования
средств автоматизации,
в Местной Администрации
муниципального образования
муниципальный округ Морские ворота
Журнал учета обращений субъектов персональных данных о выполнении их законных прав
в области защиты персональных данных.
№ |
Сведения о запрашивающем лице |
Краткое содержание обращения |
Цель получения информации |
Отметка о предоставлении или отказе в предоставле-ни |
Дата передачи/отказа в предоставлении информации |
Подпись запраши-вающего лица |
Подпись ответст-венного сотруд-ника |